По оценкам экспертов, при правильном планировании, можно увеличить прибыль заведения на 23%. Какие типичные ошибки допускают рестораторы в распределении доходов и расходов? Разбирали на практической конференции Федерации Рестораторов и Отельеров «Закон и Порядок».
В рамках мероприятия, Анатолий Михеев – управляющий директор проекта COSTKILLING.RU, рассказал, какие финансовые инструменты планирования и управления рестораном помогут помочь увеличить прибыль.
«Где мои деньги?»
Как правило, это тот вопрос, с которого и начинается общение с нашими клиентами. Приходит собственник и говорит: «У меня хорошие обороты, нормально качает ресторан, у меня все хорошо, но прибыли нет. И еще каждый месяц заношу на какие-то расходы…»
По нашей статистике, большое количество собственников действительно рассматривает этот вопрос для себя, как один из самых актуальных.
Основные ошибки и проблемы собственников или управляющих:
— неправильно считают;
Очень часто мы встречаем такую ситуацию, когда отчеты есть, но люди их неправильно интерпретируют.
— не контролируют финансовые потоки;
Деньги, вроде бы, есть, но все процессы проходят абсолютно бесконтрольно. При детальном изучении обнаруживаются «левые» операции, или слишком большие, или не вовремя, или незапланированные…
— не контролируют персонал;
Персонал, который фактически сидит на деньгах, на потоках, как правило, испытывает недостаток контроля. Все ошибочно делается на доверии. Многие ставят на потоки своих друзей или родственников, считая, что те не будут обманывать.
— не работают с расходами;
Мало кто оценивает, насколько адекватен тот или иной расход, насколько он в рынке и насколько он необходим.
— излишне доверяют/не доверяют.
Излишне доверяют, все-таки, друзьям или родственникам.
Излишнее недоверие – это паранойя. Когда каждая копейка должна быть 10 раз согласована, притом с людьми, которые не всегда понимают, за что эта копейка должна быть уплачена. В итоге, у нас есть какой-нибудь срочный счет, который будет неделю согласовываться. Я думаю, такая проблема знакома многим. Излишнее количество бюрократических препон приводит к тому, что становится невозможно нормально продуктивно работать и выгодно тратить деньги.
Статистика
По опыту нашей компании, 4 из 5 ресторанов работают без бюджета. То есть, «как Бог на душу положит». Ничего не прогнозируется, ни доходы, ни расходы, и потом остается только удивляться, почему рассчитывали заработать 10 млн., а заработали 5 млн. Получается разрыв.
В итоге 95 % собственников и управляющих не знают достоверно, что происходит в их бизнесе из-за недочетов в управлении финансами, и только 5 % действительно планируют, оценивают и, соответственно, профессионально управляют.
По нашему опыту как минимум на 23% можно увеличить прибыль, если начать грамотно работать с финансовым планированием.
Бюджет
Самый главный инструмент, который помогает в плане управленческой отчетности – это бюджет.
Бюджет дает понимание величины доходов, которые мы в заданном периоде планируем получить, и также понимание величины расходов.
Грубо говоря, где-нибудь в октябре мы планируем доходы и расходы на следующий год. Здесь самая большая проблема, даже не в том, чтобы составить этот бюджет, а в том, чтобы правильно посчитать, чего мы ожидаем. Когда мы создаем бюджет, важно руководствоваться данными, а не прикидывать на глаз.
Как зачастую бывает? Приходит собственник или управляющий, финансовый директор дает ему бюджет, в котором заложен рост 5-7% от текущего года. Собственник говорит: «Мало. Хочу +50%» Управляющий начинает объяснять, что не бывает +50 % просто так, если нет каких-нибудь значимых внешних факторов. Как правило, собственник, все же, дожимает своего управляющего, и тот просто рисует ему в бюджет +50%. Потом мы приходим к тому, что управляющего увольняют в виду того, что он не смог соответствовать «рисованному» бюджету. В плане расходов абсолютно такая же история.
Нужно работать с доходами и нужно обязательно работать с расходами, оценивать, насколько адекватен их размер, и понимать, какой ресурс у нас есть для их снижения.
P&L (Отчет о прибылях и убытках)
P&L необходим для анализа текущей ситуации и оценки эффективности предпринимаемых усилий для продаж и продвижения, а также принятия решений о пересмотре тактики и стратегии развития ресторана. То есть, это анализ того, насколько вы успешны в выполнении бюджета.
Ежемесячный анализ P&L помогает рассмотреть, где хорошо, где плохо, и разобрать детально, почему плохо.
Обращаю внимание на то, что детально нужно разбирать не только, когда плохо. Очень важно разбирать детально, когда хорошо. Особенно, когда слишком хорошо. Знаете, говорят, что если бюджет продаж не выполнен больше, чем на 20% – это плохие продажники. Если он перевыполнен больше, чем на 20% – это плохой бюджет.
Именно анализируя P&L, мы понимаем, то ли у нас плохие продажники, то ли плохой бюджет, то ли мы молодцы, и у нас все классно.
Косткиллинг
Косткиллинг – это особый подход к управлению расходами предприятия, основанный на детальном анализе каждой статьи расходов и принятию решений на основании вдумчивого подхода, с учетом эффекта на выручку, не только в краткосрочной, но и в средне- и долгосрочной перспективе.
Именно анализ всех расходов, их размера, адекватности и необходимости – это тот принцип, который должен лежать в основе всей нашей работы, в основе подхода к любому расходу.
Что делать, если бюджет не позволяет нанять финансового директора?
В этом случае, есть несколько советов.
1. Создайте план на год, с учетом предыдущих лет.
Смотрите в прошлое. Если вы зарабатывали миллион в прошлом и позапрошлом годах, то не получится его сходу удвоить. Можно увеличить прибыль на 5-10%, за счет каких-то усилий по увеличению среднего чека или посещаемости. Поэтому опирайтесь на статистику и трезво оценивайте свои перспективы.
2. Обсудите план со всеми ответственными лицами.
Не пишите этот план в одиночку. Ни собственник, ни управляющий не может единолично взять и составить бюджет. Они должны советоваться со всеми лицами, которые отвечают за выручку, и которые отвечают за расходы. Взять и написать +100% может каждый, а действительно понимать, откуда они возьмутся, может только тот человек, который в принципе за это отвечает. Нужно понимать, что итоговая прибыль – это не только наращивание выручки, это и снижение расходов тоже.
3. Отразите в графическом виде для простоты восприятия.
Графики, диаграммы очень хорошо воспринимаются.
В принципе, все достаточно просто: нужно включать голову и учиться считать, наметить цели, поставить задачи и стремиться к ним.
Горизонт планирования
Многие управленцы говорят о том, что горизонт планирования сейчас снижается, чуть ли не до месяца.
В любом случае, планирование никто не отменял. Мы должны предполагать те или иные варианты развития событий, даже с учетом пандемии. Прошлый год показал, что, помимо пессимистичного, мы должны закладывать еще и адски плохой вариант.
Те люди, которые до пандемии привыкли планировать и анализировать, прошли кризис гораздо проще. Они первыми разработали новую стратегию развития, и тут же начали перестаиваться.
Где планировать?
Для многих людей, кто приходит в ресторанный и отельный бизнес из других сфер, встает вопрос, как вести учет, в каких таблицах и в каких программах.
Конечно, самый неправильный вариант – это на бумажке в блокноте.
До сих пор, первая по популярности система – Excel. Но здесь играет огромную роль человеческий фактор. Одна какая-то неправильная формула, и огромная работа пойдет насмарку.
Современные программы автоматизации в этом нам приходят на помощь. Любой отчет можно запрограммировать и написать, нужно только определить, какие данные откуда собирать, и программа будет это делать сама.
Единственное, надо 10 раз перепроверить, что она берет правильные данные.
То есть, сначала обращаем внимание на правильные методики учета, планирования, прогнозирования, потом правильный инструмент и, наконец, аккуратность при вводе данных.
Подписывайтесь на «Ресторановед» и следите за новостями в социальных сетях!