Современные средства автоматизации предоставляют разнообразные возможности по контролю работы персонала, предотвращению махинаций, уменьшению непреднамеренных ошибок и, как следствие, уменьшению потерь.
Например, в программное обеспечение R-Keeper заложены следующие инструменты. Официанты и бармены могут работать только с готовыми справочниками меню, скидок, валют и обладать определенным, ограниченным, доступом к этим справочникам. У них нет возможности вводить произвольные цены, назначать и проводить несанкционированные скидки и оплаты. Функция «сегодня нет в меню» позволяет сформировать так называемый «стоп-лист», блюда из которого автоматически не будут включаться заказы посетителей. Это предотвращает непроизвольные ошибки персонала. Так же как и возможность контроля остатков по каждому блюду, которая не дает права пробить на кассе большее количество, чем есть в остатке.
Каждый сотрудник, который работает на кассовой станции, должен иметь персональную карточку доступа. Только в этом случае можно проанализировать, кто именно совершил недопустимую операцию. Также рекомендуется ограничивать права персонала по работе с кассой. Например, запретить менеджеру зала удалять блюда и отменять предварительные чеки. Другой вариант: открыть все функции для менеджеров, но ежедневно контролировать их при помощи отчетов. При этом такие операции, как «Отмена пречека» и «Удаление чека» обязательно должны сопровождаться запиской менеджера, который произвел операцию, с указанием причин, по которым он это сделал.
В отчетах R-Keeper существует возможность контроля всех действий персонала. Необходимо ежедневно просматривать отчет «Кассовый протокол», особенно уделяя внимание таким операциям, как «Удаление чека» и «Отмена пречека». Если касса работает в режиме «Фастфуд», необходимо также контролировать такую операцию, как «Удаление несохраненного блюда». Следует анализировать дату и время операции, фамилию сотрудника, а также номер стола. После получения необходимых данных можно увидеть всю цепочку операций в отчетах и выявить махинацию. Например, в отчете «Кассовый протокол» есть информация об отмене пречека. Необходимо просмотреть, какие блюда содержались в пречеке, количество порций, а также время и дату проведения операции. Далее в отчете «Список отказов» просмотреть, есть ли эти блюда в отказах в указанное время. Если в списке отказов присутствуют данные блюда, необходимо уточнять у менеджера, по какой причине он удалял эти блюда и отменял пречек, т. к. данные операции могут свидетельствовать о махинации на кассе.
Как правило, все махинации совершаются в сговоре официанта или бармена и менеджера. Посмотреть, у какого официанта и менеджера в связке больше всего удалений и отказов блюд можно в отчетах «Персональные отказы» и «Персональные удаления».
Если говорить о контроле со стороны руководства, то с помощью приложения «Мониторинг» управляющий, администратор могут следить за действиями персонала и производить анализ текущей деятельности. Также существует много и других инструментов, таких как специальные отчеты, интеграция с системой видеонаблюдения и т. д. Если необходима оптимизация штатного расписания, мы советуем использовать специализированную систему Time-Keeper. Она позволяет составлять мастер-графики (графики потребностей) на определенный период времени, в том числе и строить их автоматически на основе данных POS-системы. Также с помощью Time-Keeper можно автоматически вести учет отработанного каждым сотрудником рабочего времени.
Санкт-Петербург,
Московский пр., д. 91
(812) 329-05-60
info@ucs-spb.ru, www.ucs-spb.ru
Рестораны «Баффо» находятся в живописном пригороде Санкт-Петербурга. Пиццерия уже давно пользуется огромной популярностью среди местных жителей. Для того чтобы качественно обслужить большое количество посетителей, желающих отведать пиццу в «Баффо», требуется действительно профессиональная система автоматизации. Выбрав R-Keeper, первый ресторан сети сумел снизить издержки и увеличить продажи в период повсеместного снижения спроса. «Баффо-гриль» планирует стать таким же популярным: благодаря демократичным ценам, хорошей кухне и доброму имени. И здесь также необходима профессиональная система автоматизации: для управленческого учета, контроля, а также быстрой и эффективной работы всех сотрудников новой пиццерии.
Помимо стандартных модулей R-Keeper, установленных в «Баффо-гриль», в новом ресторане внедрена система видеонаблюдения и контроля кассовых операций POS-Интеллект. Она интегрирована с R-Keeper, что позволяет не только проводить видеозапись событий, происходящих в помещениях ресторана, но и отсортировывать отснятые моменты по каким-либо признакам. Например, выбирать из видеозаписи только те отрезки времени, когда происходили отказы от заказов или назначалась скидка по дисконтной карте и т. д. Также планируется обслуживать посетителей с помощью КПК — мобильных блокнотов официанта. Такие «наладонники» обладают всем функционалом стационарных терминалов, и официант может вносить заказ в систему непосредственно у столика гостя. Что значительно экономит время.
Установку и настройку программного обеспечения и специализированного оборудования, а также обучение персонала работе с системой R-Keeper, как и в первом ресторане, провела компания «ЮСИЭС СПб» (UCS SPb). Это официальное представительство разработчика R-Keeper (компании UCS) в Санкт-Петербурге.