Процесс проведения инвентаризации требует повышенного внимания. Одна ошибка может повлечь за собой вереницу несоответствий между теми продуктами, напитками или другими товарами, что остались на складе или в баре, и тем, что учтено на бумаге или в компьютерной программе. В системе R-Keeper используется метод, который позволяет избежать ошибок и сделать инвентаризацию быстрой. Он называется «Инвентаризация через кассу». С его помощью данные вносятся через кассовую систему и сразу попадают в систему учета. Результаты инвентаризации автоматически передаются в программу складского учета R-Keeper StoreHouse в виде документа сличительной ведомости.
Бухгалтеру-калькулятору не надо заново вводить информацию с заполненных листов в систему. Это позволяет избежать лишних ошибок и экономит рабочее время сотрудников. Более того, при вводе данных можно использовать сканер для считывания штрих-кода и весы. Это сделает инвентаризацию еще более быстрой и удобной. А если сотрудник все-таки забыл ввести какие-либо товары или неправильно ввел их количество, то при наличии определенных прав полученный документ можно корректировать или дополнять новыми записями.
При этом в случае ведения инвентаризации на кассе каждый материально-ответственный сотрудник получает возможность отвечать только за свою смену. То есть в данном случае уже будет не коллективная, а персональная ответственность, что является более справедливым, если, например, речь идет о конкретной недостаче.
Преимущества метода «Инвентаризация через кассу» можно сформулировать следующим образом:
– сотрудники, которые производят инвентаризацию товаров, экономят время, вводя данные непосредственно в систему (особенно тогда, когда товарам заранее присваивается код или при вводе данных используют сканер для считывания штрих-кода и весы);
– бухгалтеру-калькулятору не нужно заново вводить данные с заполненных листов в систему;
– значительно уменьшается количество ошибок, которые неизбежны в процессе инвентаризации;
– если сотрудник забыл ввести какие-либо товары или неправильно ввел их количество, это можно исправить при наличии соответствующих прав.